مراجعة لدورة نظرة متقدمة في مهارة تنظيم الوقت

مراجعة لدورة نظرة متقدمة في مهارة تنظيم الوقت
الكاتب هو عبد الله المهيري والدورة معتمدة على الترجمة من كتب أجنبية وفى البداية استعرض بعض اعتراضات الناس على الموضوع حيث قال :
"قبل أن نبدأ في هذه الدورة نستعرض جملة من الاعتراضات والاستفسارات حول مسألة تنظيم الوقت وإدارة الذات، وهو أسلوب يقرب الفكرة التي نريد إيصالها للقارء الكريم. وأتمنى أن ترسل لنا باستفسارك إن لم تجد جوابا له في هذه الدورة."
أول ما ابتدى به هو السؤال عن منافع تنظيم الوقت حيث قال متسائلا ومجيبا :
"ما هي فوائد تنظيم الوقت؟
الفوائد كثيرة، منها ما هو مباشر وتجد نتائجه في الحال، ومنها ما تجد نتائجه على المدى الطويل، لذلك عليك أن لا تستعجل النتائج من تنظيمك للوقت، ومن فوائد تنظيم الوقت:
· ... الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتك.
· ... قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
· ... قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
· ... إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
· ... تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
· ... التخفيف من الضغوط سواء في العمل أو ضغوط الحياة المختلفة."
والحقيقة أن تنظيم الوقت يعتمد على الهداف من خلافه فالبعض ينظم وقته للحصول على المضار المختلفة التى يظنها متع فتجد بعضهم ينظم وقته لكى يقابل الداعرة فلانة الساعة كذا وفلانة الداعرة الأخرى الساعة كذا ولكى يحضر حفلا للرقص وشرب الخمر وفى اخر الليل الساعة كذا بجماع الداعرة فلانة واللص مثلا ينظم وقته فى الصباح لمراقبة المكان المطلوب سرقته وكذلك فى المساء ويحضر الأدوات فى الساعة كذا فى اليوم كذا ويقوم بالسرقة فى الوقت الفلانى كما ينظمه للحصول على تحقيق أقصى استفادة علمية ومالية وغيرها كالذهاب للعمل الساعة كذا والانتهاء الساعة كذا ثم قراءة كتاب أو الجلوس مع ألولاد والزجة ثم حضور تمرين بدانى ثم العودة للمنزل والجلوس على الحاسوب أو الهاتف للقراءة أو المشاهدة أو الاستماع لشىء غعلمى
وكان السؤال الثانى عن معرفة هل استفاد المنظم من وقته وما هى العوامل التى تضيع الوقت فقال متسائلا ومجيبا :
"كيف أعرف مدى استفادتي من وقتي؟ وكيف أعرف العوامل المبددة لوقتي؟
سؤال جوهري ومهم، تتطلب معرفة مدى استفادتك للوقت والعوامل المضيعة لوقتك أن تقوم بعمل سجل يومي لمدة أسبوع مثلا وتدون فيه تفاصيل الأعمال التي قضيت فيها وقتك وكذلك كم أخذ كل عمل من الوقت، فتكتب حتى الأمور البسيطة والصغيرة والتي قد تضيع من وقتك دقائق يوميا لكن في نهاية الأسبوع قد تجد هذه الدقائق تحولت لساعات.
قم بتصميم جدول مفصل لكل يوم، وقسمه إلى عدد ساعات يومك وهي تقريبا 16 ساعة على افتراض أن النوم يأخذ 8 ساعات، وقم بتقسيم كل ساعة إلى 4 أقسام أي 15 دقيقة، وقسم الساعات إلى أعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل. هذا اقتراح للجدول، المهم أن يوضح لك الجدول الأعمال ومقدار الوقت المهدر لكل عمل.
بعد ذلك عليك أن تقوم بتحليل الجدول وتبحث في عوامل تبديد الوقت فتزيلها وتسأل نفسك، هل هناك فرصة لتنظيم الوقت بشكل أفضل؟ إن كانت الإجابة بنعم - وهي كذلك دائما - فعليك أن تبحث عن هذه الفرصة."
بالطبع عمل جداول وتسجيل وجوه الاستفادة وكيفية ضياع الوقت لا تحتاج للتسجيل وعمل الجداول فكل واحد يعرف بالفعل ما يضيع الوقت ويعرف هل استفاد من وقته أم لا وكل من يعملون تلك الجداول لا يمكن لهم الالتزام بها كما هى لأن الطوارىء التى تطرأ على أى شخص تجعله يغير جدوله المكتوب
عموما لقد نظم الله أوقاتنا من خلال أحكامه بالصحو فى أول نهار ثم دخول الحمام وكل واحد ما تعود فالبعض يكتفى بالاستنجاء والتطهر والبعض يستحم ثم يقوم بتناول طعام الإفطار ويصلى الصلاة الأولى وبعد هذا يتوجه للعمل ثم يعود للبيت ويغير ملابسه العمل بملابس البيت ويرتاح بعض الوقت وفيه يتناول وجبة الغداء وفى وقت العصر يتوجه لممارسة الرياضة ألبدنية أو يذهب لزيارة أحد اقاربه أو غيره وفى الليل يحاول أن يساعد أولاده وزوجته ويتناولون العشاء ثم يصلون وينامون على حسب التعود
واما المرأة فلها تنظيم أخر لوقتها لأن عملها ملتزم بالبيت فتقوم بالأفعال العادية كتحضير طعام الإفطار ثم تتسوق وتقوم بالطهى والطبخ وإن كان هناك تنظيف للملابس تغسلهم وتنظف البيت وعند حضور الآخرين تقدم لهم طعام الغداء والعشاء
هناك لدى كل واحد منه جدول فيه الثابت لحياته اليومية قائم على طاعة الله بالتطهر والصلاة واعداد الطعام والشراب وفيه المتغير لطاعة الله أيضا كزيارة الأقارب أو المرضى أو الجيران أو حضور عرس أو سبوع أو حضور جنازة والتعزية وهى أمور لا تحدث كل يوم وإنما هى أمور طارئة
وتناول مشكلة من يقول أنه مشغول وليس لديه وقت للتنظيم حيث قال :
"أنا مشغول ولا يوجد لدي وقت للتنظيم:
يحكى أن حطابا كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حادا إذ أنه لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرأها على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضا على بذل مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعملك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في ساعات اليوم."
بالطبع من يقول أنه مشغول هو فى معظم الأحوال يكون وقته منظم والنادر هو المشغول بإهماله كما فى حكاية الحطاب فهو مشغول بتضييع وقته وجهده وحتى هذا الانشغال ليس بالاهمال ليس من ضمن تنظيم الوقت وإنما هو يدخل ضمن تنظيم العمل الذى لابد فيه من صيانة أدوات العمل كل فترة حتى لا تفسد وترمى
وتناول أن البعض لا يريد تنظيم الوقت كله بل يريد تنظيما لبعض الوقت حيث قال :
"لا أحتاج تنظيم الوقت لكل شيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم:
في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلا أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى البيت، أي أنك تقضي 20 دقيقة يوميا تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعيا.
5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعيا
100 دقيقة أسبوعيا × 53 أسبوعا = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريبا!!
لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يوميا في شيء مفيد لاستفدت من 88 ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟ بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنيا حسب أولوياتك المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت موردا للأفكار الإبداعية المتجددة، وهذا الوقت شخصيا أستغله لاقتناص مشاهدات لأقوم فيما بعد بتدوينها في مقالات."
ما تحدث الكاتب عنه من أن المشى من البيت للعمل هو تضييع للوقت هو خطأ فادح لأن حرمان العامل من المشى سيؤدى إلى فساد صحته فالمشى مفيد حتى ولو كان ساعة وليس عشرين دقيقة وتنظيم الوقت يجب أن يراعى أن تستفيد كل أجزاء الإنسان وليس بعضها ومن ثم من ينظم وفته لا يجب أن يركز مثلا على الاستفادة العلمية أو الاستفادة المالية وإلا فإنه سيصاب جسديا نتيجة ذلك التركيز واسأل مجرب ولا تسأل طبيب فحب العلم أفقدنى فى كثير من السنوات جزء من صحتى لعدم ممارسة الرياضة فى بعض الشهور فأصبحت أعانى من العمود الفقرى ومن الجهاز الهضمى وحتى الجهاز العضلى والصحة هى عماد أى عمل ومن ثم تنظيم الوقت يجب أن يكون شاملا لكل أجزاء الإنسان
وتناول من يظن أن الآخرين يمنعونه من تنظيم وقته حيث قال :
"أود أن أنظم وقتي لكن الآخرين لا يسمحون لي بذلك!
من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم، أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم."
بالطبع الآخرون مهما تدخلوا فى حياة الإنسان فلهم وقت محدد وهو وقت العمل وأما بقية الوقت بعد العمل فالإنسان حر فيه وهو فى كل الأحوال هو من يتخذ القرارات سواء بالخضوع لنفسه أو بالخضوع لرغبات الآخرين
وتساءل الكاتب سؤالا يسأله البعض عن أن تنظيم الوقت يجعل المرء كالآلة فأجاب حيث قال :
"ألن أفقد بتنظيمى للوقت تلقائيتي والعفوية وأصبح كالآلة؟
لا أبدا، المسألة لا ينظر لها هكذا، تنظيم الوقت لا يعني أن تصبح آلة تنفذ الأعمال المخطط لها فقط، إن تنظيم الوقت يجب أن يكون مرنا حتى لا تبح كالآلة، فنحن مهما حاولنا أن نتوقع كيفية تنظيم أوقاتنا فستأتينا أمور وأشياء لم نكن نتوقعها، هنا علينا أن نفكر في الأمر، هل الذي خططت له أهم أم هذا الأمر الذي طرء مؤخرا؟
تختلف الإجابة على هذا السؤال باختلاف أهمية ما خططت له، لذلك التلقائية تعزز أكثر وتصبح عقلانية أكثر وقد كانت قبل التنظيم تلقائية فوضوية."
بالطبع الإنسان بتنظيمه لوقته وكلنا ينظمه سواء رغب أم لم يرغب فى التنظيم وهذا التنظيم قد يكون ضارا وقد يكون نافعا يجعل الإنسان يتعود على عادات وهو مهما التزم بهذا التنظيم فإنه لا يمكن أن يكون آلة لأن ظروف الإنسان تضطره إلى تغييرات فى ذلك التنظيم بسبب الأحوال الطارئة مرض موت فرح ...
وتساءل عن تضييع الوقت فى كتابة التنظيم حيث قال مجيب بعد أن تساءل؟
"أليست كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت؟
افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياما، ماذا ستفعل؟
الشيء الطبيعي أن تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟
تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة والتوفير المحصل من هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي."
كما سبق القول حكاية الكتابة التنظيمية لا تضيع الوقت ولكن فى النهاية لا أحد يلتزم بتلك الكتابة لأن كل واحد يرتب فى نفسه ما سيقوم به ولكن الطوارىء وهى عدة قد تطرأ فى أى وقت وتعطل المرتب له مثلا من يريد ممارسة الرياضة بلعب كرة القدم ليلا سيلغى ترتيبه لأن الكهرباء انقطعت ولا يوجد مولد لتشغيل الملعب ومثلا من من رتب لزيارة عمه فى البيت ومرض عمه وذهب للمشفى سيجعل قعدته مع عمه فى البيت تلغى وتتحول لزياره فى المشفى
وتناول ظن من يظن أنه سيفقد راحته نتيجة التنظيم حيث قال :
"سأفقد أوقات الراحة والترفيه إذا نظمت وقتي!:
"هذه فكرة خطأ عن تنظيم الوقت وللأسف يؤمن الكثيرون بهذه الفكرة، إن تنظيم الوقت عادة شخصية ترتبط بالشخص نفسه، فهو الذي يحدد أوقات الجد وأوقات الترفيه والراحة، والتنظيم يهدف فقط إلى تحقيق أفضل إنجازات وتخفيض الضغوط عن كاهل الشخص وكذلك إتاحة وقت له كي يطور نفسه ويتعلم ويمارس هواياته، تنظيم الوقت لا يعني الجدية التامة هو فقط يعني التنظيم في كل شيء حتى الترفيه يصبح منظما وموجها أيضا.
فمثلا، تود قضاء وقت مع العائلة في رحلة، حدد لها موعدا وقم بالإعداد المسبق لهذه الرحلة وكيف أعمالك وارتباطاتك لكي لا تضيع عليك وقت الرحلة، وبذلك تربح عدة أمور، أولا: رفهت عن نفسك، ثانيا: رفهت عن عائلتك، ثالثا: يزداد الترابط بينك وبين عائلتك لأنك وضعت عائلتك ضمن دائرة الاهتمام وخططت لكي تقوم بأنشطة فعلية لصالح عائلتك."
بالطبع كما سبق القول الراحة هى من ضمن التنظيم فالجدول لابد أن يراعى كل شىء من أجزاء الإنسان لأن انقاص جزء من الإنسان حقه يؤدى إلى التأثير على كل الأجزاء الأخرى
وتناول من يعجز عن الاستمرار فى العمل بالتنظيم المقرر نتيجة الظروف حيث قال :
"لا أستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمر بي، فماذا أفعل؟
لا تقلق أبدا فهذا شيء طبيعي، المرأة الحامل مثلا أو التي أنجبت طفلا، عليها أن تهتم بطفلها لمدة سنتين أو أكثر وعلى طوال اليوم، فكيف تنظم وقتها؟ عليها أن تنسى الدفاتر والجداول وتضع جدول وحيد فقط حتى تهتم بالطفل الصغير، تضع فيه مواعيد زيارة المستشفى مثلا وكذلك تحدد لنفسها كتب تقرأها في وقت فراغها عن تربية الأطفال مثلا، هذا مثال بسيط وقس عليه أمثلة أكبر.
في الإجازات مثلا، هل نحتاج لتنظيم الوقت أم لاستغلال الوقت؟ هناك فرق كبير طبعا، أنا بحاجة لاستغلال وقت الفراغ في الإجازة لصالح تنمية مهاراتي ومعلوماتي أو حتى الترفيه عن نفسي، وبهذا قد لا أحتاج إلى الجدولة والتنظيم، لذلك لا تقلق إن مرت بك ظروف تجبرك على عدم التنظيم."
وكلام الكاتب عن نسيان المراة لكل جدولها واهتمامها فقط بطفلها هو من ضمن الأخطاء الفادحو فلابد أن المرأة تنظم وقتها لكى تستفيد هى وغيرها من نفسها فلا توجد من تجلس بالطفل ليل نهار مهملة أعمال بيتها لأن الوالد لابد أن يجالس طفله وقتا وكذلك اخوة المولود واخواته فالمسئوليات موزعة على الكل
وتناول عمن يريد حاسوب لتنظيم وقته حيث قال :
"لا يوجد لدي حاسوب لتنظيم وقتي!
الحاسوب أداة مرنة وسهلة وممتازة لتنظيم الوقت، لكن ليس كل من لا يملك حاسوبا لا يستطيع تنظيم وقته، هذا ليس بعذر أبدا، كل ما تحتاجه مفكرة وقلم وجدول، وهناك دفاتر خاصة لتنظيم الوقت وسعرها رخيص نسبيا وهي أدوات ممتازة لتنظيم الوقت."
تنظيم الوقت هو أمر عقلى لا يحتاج فيه الإنسان لحاسوب أو حتى كتابة ورقة وإنما عقله هو من يذكره بالمطلوب ولذا قال سبحانه :
" ولا تقولن لشىء إنى فاعل ذلك غدا إلا أن يشاء الله"
وتناول من يعرفون عقليا أهدافهم وكيفية تنظيمها حيث قال :
"لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل:
لا توجد ذاكرة كاملة أبدا وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك وتنظم وقتك على الورق أو على حاسوب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:
أولا: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسوب!!
ثانيا: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسوب والآن هو على استعداد لأني يركز على أداء مهمة واحدة وبكل فعالية."
خطأ الكاتب هنا هو ظنه أن الحاسوب أو الورقة المكتوبة هى من تذكر الإنسان بما يجب عليه عمله فالنسيان شىء ليس بيد الإنسان فالحاسوب ليس فيه خاصية أن يدق جرس عند كل عمل كى ينظر الإنسان فيه لمعرفة المطلوب عمله وحتى الورقة الموضوعة على المكتب أو على الحائط أو فى الجيب قد لا يتذكرها الإنسان
هناك فى نفس كل واحدة منا ذاكرة هى من تنبهه للمراد منه
وتناول الفرد الذى يمر بالأزمات المستمرة وكيفية تنظيمه لوقته حيث قال:
"حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل كبير."
بالطبع أحيانا يبتلى الإنسان بأمور قد تشغله كثيرا مثل من يبتلى بأب كبير أو أم كبيرة لديه مرض النسيان وهو ما يسمى خطأ بمرض الزهايمر فهذا لابد أن يراقب والده او والدته طوال الوقت لكى يطعمهم ويسقيهم ويدخلهم الحمام أو يغير لهم الحفاضات وبالطبع لابد أن يشارك الفرد زوجته وعياله أو اخوته أو أخواته مجالسة الكبير السن بعض الوقت حتى يذهب لعمله أو حتى يستريح بعض الوقت ومن ثم تنظيم هذا العمل مع أخرين يخفف من انشغال الفرد بتلك ألأزمة وتعتبر تلك المشكلة واحدة من اعظم مشاكل الفرد فالمرض الجسدى أخف منها لأن المريض الجسدى لا يفقد عقله ومن الممكن أن يستدعى أى أحد لمساعدته وأما المصابون بالنسيان فيفقدون عقولهم تدريجيا ولا يشعرون بما يفعلون ولذا يجب مراقبتهم طوال الوقت لأنهم قد يشعلون النار فى أنفسهم دون ان يعلموا قد يخرجون من البيت ويسيرون فى أى طريق دون ان يعرفوا إلى أين يذهبون .....
وتناول هل توجد فائدة للحاسوب فى تنظيم الوقت حيث قال :
"هل يساعدني الحاسوب على تنظيم وقتي؟
طبعا، والحاسوب أداة مرنة لتنظيم الوقت كل ما عليك هو اختيار برنامج مناسب لاحتياجاتك واستخدامه بشكل دائم"
بالطبع الحاسوب ليس سوى أداة لحفظ عمل الإنسان ومن ثم فالمنظم فعليا هو الإنسان ولكن إن اخترع أحد برنامج تنبيه كما على الهاتف المحمول ووضعه على الحاسوب فسيذكر الإنسان بالصوت بالمطلوب منه ولكن هذا يستلزم استهلاك كهرباء كثير حيث يجب أن يظل الحاسوب مفتوحا 24 ساعة يوميا
وتناول سؤال هل يوجد برنامج تنظيم واحد لكل البشر وأجاب حيث قال:
"ل هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس في تنظيم الوقت؟
لا ليس هناك أسلوب واحد يصلح لكل الناس، إن كل فرد من البشر له خصائصه وظروفه الخاصة لذلك وجب عليه أن يكون مسؤولا عن نفسه ويقوم بتنظيم وقته حسب حاجته هو."
بالطبع لا يصلح برنامج واحد للكل لأن ليس الرجل كالمرأة ولا الكبير كالصغير ولأن ظروف كل واحد تختلف عن الأخر
وتناول أدوات تنظيم الوقت حيث قال:
"ما هي أدوات تنظيم الوقت؟
الأدوات كثيرة، تستطيع مثلا أن تصمم أداتك بنفسك، كتخطيط جدولك الخاص على الحاسوب، أو يمكنك شراء مفكرة صغيرة، أو دفتر مواعيد، أو منظم شخصي متكامل يحوي على شهور السنة وقائمة للأعمال وقائمة أخرى للهواتف وغيرها من الأمور الضرورية، أو يمكنك استخدام حاسوبك لهذا الشيء، او مفكرة إلكترونية، المهم أن تكون أداة مرنة وتصلح لاحتياجاتك."
وكما سبق القول فإن كل واحد يستعمل ما يريحه لتنظيم وقته والمسلم هو من يستخدم تنظيم الله للأعمال اليومية كما فى الوحى من حيث الصلوات وما يرتبط بها من تطهر واعداد الطعام والراحة وقت الظهيرة والعمل المهنى فى فترة الصباح